Polityka prywatności serwisu Wakacje.edu

Jakie informacje są potrzebne

Przy rejestracji podajesz e-mail, rolę oraz hasło, które jest przechowywane w postaci skrótu zabezpieczającego. Przetwarzane są także informacje o wysłaniu i potwierdzeniu kodu oraz czasie utworzenia konta. Dane techniczne mogą obejmować adres IP, informacje o przeglądarce, sesji i zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem.

Planer korzysta z rodzaju wyjazdu, liczby i wieku uczestników, terminu, kierunku oraz budżetu. Zapytanie obejmuje te założenia i dane kontaktowe potrzebne do odpowiedzi. Organizator podaje informacje o profilu, turnusach i zespole oraz dane rozliczeniowe wymagane do abonamentu i faktury. Korespondencja obejmuje adres nadawcy, treść wiadomości i informacje potrzebne do obsługi sprawy.

Do ułożenia planu i wysłania zapytania nie wpisuj nazwisk dzieci, danych o zdrowiu ani informacji z kart kwalifikacyjnych. Nie przesyłaj hasła i kodów potwierdzających w korespondencji z serwisem.

Konto i kod potwierdzający

Dane konta służą jego utworzeniu, potwierdzeniu adresu, logowaniu i udostępnieniu funkcji właściwych dla roli. Podstawą jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wysłanie kodu jest elementem weryfikacji adresu i realizacji rejestracji.

Gdy osoba działa jako przedstawiciel szkoły lub organizatora, podstawą przetwarzania jej służbowych danych kontaktowych jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze relacji z reprezentowanym podmiotem, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Planer i zapytania do organizatorów

Założenia wyjazdu służą przygotowaniu programu, orientacyjnego kosztorysu, listy formalności i obsłudze zapytania. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie usługi zamówionej przez użytkownika. Dane zapytania i dane kontaktowe otrzymują organizatorzy wybrani przez użytkownika. Nie przekazujemy danych o zdrowiu w zapytaniach ofertowych.

Wybrany organizator staje się odrębnym administratorem danych, które otrzymuje w celu przygotowania oferty i zawarcia lub wykonania umowy wyjazdu. Informuje o swoich zasadach przetwarzania. Przebieg tej ścieżki opisuje strona jak działa organizacja wycieczek szkolnych.

Abonament płatności i faktury

Dane zamówienia, planu, okresu rozliczeniowego i statusu płatności służą zawarciu oraz wykonaniu umowy abonamentu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wystawianie i przechowywanie faktur oraz realizacja obowiązków rachunkowych i podatkowych opierają się na art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane przedstawicieli organizatora są wykorzystywane do obsługi tej relacji na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

Bezpieczeństwo i obsługa zgłoszeń

Dane techniczne i informacje o zdarzeniach służą zapobieganiu nadużyciom, ochronie kont, wyjaśnianiu incydentów i zapewnieniu działania usług. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes polegający na ochronie serwisu oraz osób korzystających z jego usług.

Obsługa pytań opiera się na działaniach przed zawarciem umowy lub jej wykonaniu, a w pozostałych sprawach na uzasadnionym interesie polegającym na udzieleniu odpowiedzi. Reklamacje i żądania wynikające z prawa obsługujemy także w wykonaniu obowiązków prawnych. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń opiera się na uzasadnionym interesie administratora.

Karta kwalifikacyjna i dane o zdrowiu

Konta są przeznaczone dla osób pełnoletnich. Dane dzieci pojawiają się w obsłudze wybranego wyjazdu, w listach uczestników, zgodach i kartach kwalifikacyjnych. Organizator określa zakres niezbędny do realizacji wyjazdu i obowiązków prawnych. Serwis nie wykorzystuje tych dokumentów do reklamy ani do publicznego prezentowania uczestników.

Informacje o zdrowiu są szczególną kategorią danych w rozumieniu art. 9 RODO. Rodzic przekazuje je wyłącznie w karcie kwalifikacyjnej przeznaczonej dla organizatora. Organizator ustala i dokumentuje właściwą podstawę z art. 6 RODO oraz przesłankę z art. 9 ust. 2 RODO, odpowiednią do zakresu danych, obowiązków ustawowych i celu opieki. Samo założenie konta lub zaakceptowanie regulaminu nie stanowi zgody na dowolne przetwarzanie danych zdrowotnych.

Jako podmiot przetwarzający serwis działa zgodnie z udokumentowanymi poleceniami organizatora i umową powierzenia. Nie decyduje samodzielnie o wykorzystaniu danych zdrowotnych. Żądania dotyczące danych uczestnika należy kierować do organizatora, a serwis wspiera go w realizacji obowiązków w zakresie swojej roli.

Komu dane mogą być przekazywane

Dane są udostępniane w zakresie potrzebnym do świadczenia usług i realizacji obowiązków. Odbiorcami mogą być następujące kategorie podmiotów:

• Dostawca hostingu i utrzymania infrastruktury, który zapewnia przechowywanie oraz działanie serwisu.
• Dostawca poczty elektronicznej, który obsługuje kody potwierdzające i wiadomości związane z usługą.
• Operator płatności, który realizuje rozliczenie abonamentu i przekazuje status płatności.
• Organizatorzy wybrani przez użytkownika, którzy otrzymują zapytania i dane potrzebne do przygotowania oferty lub wyjazdu.
• Podmioty świadczące obsługę księgową lub prawną, w zakresie niezbędnym do rozliczeń i ochrony praw.
• Uprawnione organy, jeżeli przekazanie wynika z obowiązujących przepisów.

Podmioty działające na zlecenie administratora są zobowiązane do ochrony danych na podstawie odpowiednich umów. Organizator jako odrębny administrator i operator płatności w zakresie własnych obowiązków działają według właściwych dla siebie podstaw prawnych.

Jeżeli świadczenie usług wymaga przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się ono wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, takich jak decyzja o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne z oceną wymaganych zabezpieczeń. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać pod adresem kontaktowym.

Jak długo dane pozostają w systemie

Dane konta przechowujemy przez czas trwania umowy o konto. Po jej zakończeniu zachowujemy wyłącznie dane niezbędne do wykonania obowiązków prawnych, rozliczenia usługi lub ochrony roszczeń, przez okres wynikający z przepisów i terminów przedawnienia. Kod potwierdzający jest używany tylko w procesie weryfikacji, a informacje potrzebne do wyjaśnienia nadużyć podlegają odrębnej ocenie konieczności.

Dane zapytań i korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy oraz ewentualnych roszczeń. Dokumenty rozliczeniowe pozostają przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Dane techniczne są przechowywane przez okres niezbędny do ochrony działania serwisu i wyjaśnienia zdarzeń, bez utrzymywania ich bezterminowo na ten sam cel.

Okres przechowywania kart kwalifikacyjnych i dokumentacji uczestników określa organizator jako administrator, z uwzględnieniem właściwych przepisów. Po zakończeniu powierzenia dane są zwracane lub usuwane według umowy i poleceń organizatora, chyba że obowiązek ich zachowania wynika z prawa. Kopie bezpieczeństwa podlegają cyklowi odtwarzania i usuwania, a dostęp do nich służy ochronie ciągłości usług.

Jak korzystać ze swoich praw

Na zasadach określonych w RODO masz prawo dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Gdy podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Żądanie dotyczące konta prześlij na kontakt@wakacje.edu.pl. Weryfikujemy uprawnienie do złożenia żądania w zakresie potrzebnym do ochrony danych. Prawa nie mają charakteru bezwarunkowego, na przykład obowiązek przechowywania faktury może ograniczyć możliwość jej usunięcia. Odpowiadamy w terminach wynikających z RODO i wyjaśniamy ewentualne ograniczenia.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie narusza przepisy. W sprawach dokumentacji uczestnika możesz skorzystać z tych samych praw wobec organizatora będącego administratorem.

Kiedy podanie danych jest potrzebne

Podanie danych jest dobrowolne, lecz e-mail i dane wymagane przy rejestracji są konieczne do utworzenia konta. Brak danych rozliczeniowych uniemożliwia prawidłowe rozliczenie abonamentu. Założenia wyjazdu są potrzebne do planu i zapytania. Organizator wskazuje dane uczestnika wymagane przepisami lub umową oraz konsekwencje ich niepodania.

Serwis nie podejmuje wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływają. Wynik planera ma charakter pomocniczy i nie decyduje o przyjęciu dziecka na wyjazd.

Niezbędne działanie i analityka za zgodą

Niezbędne pliki cookies służą utrzymaniu sesji, logowaniu, bezpieczeństwu i zapamiętaniu wyboru dotyczącego zgód. Ich użycie wynika z potrzeby wykonania usługi żądanej przez użytkownika. Ograniczenie ich w przeglądarce może utrudnić działanie konta.

Analityczne pliki cookies są używane dopiero po uzyskaniu zgody i służą ocenie sposobu korzystania z serwisu. W zakresie danych osobowych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Możesz odmówić zgody lub wycofać ją w ustawieniach cookies serwisu bez utraty dostępu do podstawowych funkcji. Panel zgód wskazuje cel i czas działania plików. Cookies sesyjne wygasają po zakończeniu sesji, a trwałe zgodnie z okresem wskazanym w ustawieniach.

Ochrona połączenia i dostęp według ról

Serwis stosuje szyfrowane połączenie i dostęp do dokumentów zgodnie z rolami oraz nadanymi uprawnieniami. Dostęp do danych dzieci powinien odpowiadać obowiązkom osoby pracującej na dokumentach. W planie Sieć dziennik zmian wspiera kontrolę działań zespołu. Szczegóły opisuje strona bezpieczeństwo danych i wypoczynku.

Polityka jest aktualizowana w razie zmiany sposobu przetwarzania, funkcji serwisu lub przepisów. Aktualna wersja jest publikowana z datą aktualizacji. O istotnych zmianach dotyczących konta informujemy w serwisie lub pocztą elektroniczną. Warunki świadczenia usług określa regulamin serwisu.